Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Kommunene Bjugn og Ørland skal gjennom interkommunalt samarbeid finne optimale løsninger til lavest kostnad gjennom stordriftsfordeler.

Kommunene samarbeider om felles løsning for elektronisk saksbehandlingsprogram, som skal driftes 24 timer i døgnet, 7 dager pr. uke

Målet er å

  • få et felles elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem for begge kommunene
  • bidra til effektiv og korrekt saks- og publikumsbehandling og til rasjonelle relasjoner i forhold til kommunens samarbeidspartnere eksternt.

Bjugn og Ørland kommuner innfører dette fra 01.01.06. Kommunene er i databasen definert som egne organer med en egen journalenhet.

Bjugn kommune skal fra 01.01.06

  • ha et felles postmottak (rådhuset) for alle avdelinger
  • bruke saks- og arkivsystemet ePhorte til registrering av saksdokumenter og til saksbehandling.

Felles postmottak skal journalføre og skanne all inngående sakspost.

Databasen har følgende oppbygging for begge kommuner:

 

ARKIVER

Arkiv

Betegnelse

Fra dato

Til dato

BK
OK

Bjugn kommune
Ørland kommune

22.09.2005
22.09.2005

 

 

ARKIVDELER

Arkivdel

Betegnelse

Status

Startdato

Avsl.d

BK-BHAGE

Barnehagearkiv Bjugn

A

22.09.2005

 

BK-ELEV

Elevarkiv Bjugn

A

22.09.2005

 

BK-EMNE

Emnearkiv Bjugn

A

22.09.2005

 

BK-GBNR

Eiendomsarkiv Bjugn

A

22.09.2005

 

BK-MU

Møtedokumenter utvalg Bjugn

A

22.09.2005

 

BK-PLAN

Planarkiv Bjugn

A

22.09.2005

 

BK-REGN

Fosen Regnskap

A

22.09.2005

 

OK-BHAGE

Barnehagearkiv Ørland

A

22.09.2005

 

OK-ELEV

Elevarkiv Ørland

A

22.09.2005

 

OK-EMNE

Emnearkiv Ørland

A

22.09.2005

 

OK-GBNR

Eiendomsarkiv Ørland

A

22.09.2005

 

OK-MU

Møtedokumenter utvalg Ørland

A

22.09.2005

 

OK-PLAN

Planarkiv Ørland

A

22.09.2005

 

BK-PERS

Personal

A

22.09.2005

 

SGK

Dokumentlager

A

22.09.2005

 

 

ARKIVPERIODER

Periode

Arkiv

Status

Fra dato

Til dato

1

BK

A

22.09.2005

 

2

OK

A

22.09.2005

 

3

BK

A

22.09.2005

 

4

OK

A

22.09.2005

 

 

JOURNALENHETER

Kode

Betegnelse

Avsluttet dato

BK-SEN

Sentralt postmottak Bjugn

 

OK-SEN

Sentralt postmottak Ørland

 

 

ORDNINGSPRINSIPPER

Ordenspri

Betegnelse

Ledetekst

Type

Fra dato

Til dato

BK-BHAGE

Barnehagearkiv Bjugn

Barnehage Bjugn

PNR

22.09.2005

 

BK-ELEV

Elevarkiv i Bjugn

Elevarkiv Bjugn

PNR

22.09.2005

 

BK-GBNR

Eiendomsarkiv Bjugn

Eiendom Bjugn

GBN

22.09.2005

 

EMNE

K-Kode fagklasse/fellesklasse bokmål

Emnekode

EH

01.01.1994

 

KTILLEGG

K-Kode tilleggsklasse bokmål

Tilleggsklasse

EH

01.01.1994

 

OK- BHAGE

Barnehagearkiv Ørland

Barnehage Ørland

PNR

22.09.2005

 

OK-ELEV

Elevarkiv Ørland

Elevarkiv Ørland

PNR

22.09.2005

 

OK-GBNR

Eiendomsarkiv Ørland

Eiendom Ørland

GBN

22.09.2005

 

PERS

Personal

Personal

PNR

22.09.2005

 

 

Laster...